ارتباط با نرم‌افزار مدیریت زمان . . . چرا؟

ارتباط با نرم‌افزار مدیریت زمان، در عمل تاثیر فوق‌العاده‌ای بر مدیریت هزینه یک پروژه‌ ندارد. برای اثبات این حرف می‌توان به دو مورد زیر اشاره کرد:

image

اول: یکی از دلایلی که ممکن است بر اساس آن لزوم ارتباط با نرم‌افزار مدیریت زمان احساس شود، وارد کردنِ خودکار ساختارِ شکست کار پروژه است. اینکه دوباره مجبور نباشیم فعالیت‌های یک پروژه را به صورت دستی، دو بار و در دو سیستم متفاوت ثبت نماییم. حال فرض کنید این ارتباط وجود دارد و شما توانسته‌اید تمامِ فعالیت‌های پروژه‌ای بزرگ را مستقیم از MSP یا Primavera وارد نرم‌افزار مخصوصِ هزینه‌ها کنید. واضح است که کارِ شما هنوز تمام نشده. حال با تعدادِ بسیار زیادی فعالیت سر و کار دارید که تمامِ آنها برای مدیریت هزینه‌های پروژه کارایی ندارند. باید بسیاری فعالیت‌ها را حذف، فعالیت‌های جدیدی را ثبت و احتمالا دست به تغییر ساختار گروه‌بندی‌های موجود بزنید. می‌بینید؟ در واقع اگر نه به همان اندازه ولی می‌توان گفت مدت زمانی نزدیک به همان چیزی را لازم داریم که اگر می‌خواستیم از ابتدا یک ساختار شکست هزینه را به صورت دستی در سیستم ثبت کنیم. تفاوت بر سرِ ارزش زمانی و ارزش مالی فعالیت‌هاست و اینکه:

1. تمام فعالیت‌ها لزوما دارای هر دوی این ارزش‌ها نیستند.
2. فعالیت‌هایی که تنها دارای ارزشِ مالی هستند در WBS لحاظ نمی‌شوند.
3. ارزشِ مالیِ یک فعالیت می‌تواند علاوه بر جنبه‌ی هزینه‌ای، جنبه‌ی درآمدی نیز داشته باشد و یا تنها دارای ارزش درآمدی باشد. فایل مربوط به هر پروژه در یک نرم‌افزار مدیریت زمان، تنها می‌تواند یکی از این دو جنبه را پوشش دهد. در نتیجه تمامِ فعالیت‌های دارای ارزشِ درآمدی باید به صورت دستی در نرم‌افزار مدیریت هزینه ثبت گردد.
4. رویکردِ طراحیِ WBS می‌تواند با رویکرد طراحی CBS متفاوت باشد. برای مثال شما می‌توانید سه سطحِ نخستِ ساختار شکست کارِ یک پروژه EPC را دقیقا مطابق با ماهیتِ آن پروژه و با سرفصل‌های مهندسی (E)، تامین (P) و اجرا (C) طراحی کنید. اما ساختار شکست هزینه‌ی همین پروژه، بسته به سیاست اجرای کار و اینکه کدام فاز/ بخش برون‌سپاری خواهد شد، کدامیک از بخشها به صورت مشترک توسط یک پیمانکار و کدام بخشها در قالبِ یک قراردادِ واحد انجام خواهد شد، می‌تواند ساختاری متفاوت داشته باشد.

تمامِ این موارد وقتی بیشتر توجیه پیدا می‌کند که با ابزار منعطفی برای مدیریت هزینه‌ی پروژه‌ی خود سر و کار داشته باشید. راهکار موجود در BMS این انعطاف و سهولتِ کاربری را در اختیار شما می‌گذارد.

دوم: از دیگر دلایلِ تمایل به ارتباط با نرم‌افزار مدیریت زمان، می‌تواند این باشد که: «امکان دارد بخواهیم بعضی از کارهای مرتبط با هزینه را در نرم‌افزار مدیریت زمان انجام دهیم. پس چنین ارتباطی مورد نیاز است تا کارهای انجام شده را به صورت خودکار منتقل کنیم» نگاه کنید، جمله با امکان دارد شروع شده. ولی اگر بخواهیم اصولی‌تر نگاه کنیم، امکان ندارد مایل باشیم تعدادی فعالیت‌های مرتبط با مدیریت هزینه را در یک نرم‌افزار و بقیه را در نرم‌افزاری دیگر انجام دهیم. آن هم در حالی که مهم‌ترین نرم‌افزارهای موجود برای مدیریت زمان یعنی MSP و Primavera دارای محدودیت‌های بسیاری برای مدیریت هزینه‌ی پروژه‌ها هستند.