یک ساختار شکست مناسب . . . چرا؟

برای تهیه ساختار شکست کار، پروژه را به فعالیت‌های تشکیل دهنده‌اش خُرد می‌کنیم تا پس از برآورد زمان هرکدام از این فعالیت‌ها، به مدت زمان کل پروژه برسیم و در ساختار شکست هزینه نیز، پروژه را به فعالیت‌های تشکیل‌دهنده‌اش که بار مالی دارند خُرد می‌کنیم تا پس از برآورد هزینه و درآمد هرکدام از این فعالیت‌ها، مبالغِ کل پروژه به دست آیند.

image

همانند نقشی که طراحی ساختار شکستِ کار در فرآیند مدیریت زمانِ یک پروژه ایفا می‌کند، اولین قدم در فرآیندِ مدیریت هزینه یک پروژه نیز طراحی ساختارِ شکست هزینه و درآمدهای آن است. برای تهیه ساختار شکست کار، پروژه را به فعالیت‌های تشکیل دهنده‌اش خُرد می‌کنیم تا پس از برآورد زمان هرکدام از این فعالیت‌ها، به مدت زمانِ کل پروژه برسیم و در ساختار شکست هزینه نیز، پروژه را به فعالیت‌های تشکیل‌دهنده‌اش که بار مالی دارند خُرد می‌کنیم تا پس از برآورد هزینه و درآمد هرکدام از این فعالیت‌ها، مبالغِ کل پروژه به دست آیند. نحوه‌ی ارتباط مراکز هزینه و درآمد از مواردِ مهم در این مرحله به شمار می‌آید. چرا که بسته به نوعِ طراحی این ساختار، می‌توان در مراحلِ بعدی به گزارش‌های مختلفی دست پیدا کرد. این مرحله را باید با دقتِ کافی پشت سر گذاشت. اما با توجه به اینکه در طول کار، ممکن است نیاز به تغییر ساختار طراحی شده پیش آید، به عبارت دیگر، در این مرحله نیز با روندِ مستمری در بهبود ساختارِ اطلاعاتی روبه‌رو خواهیم بود و به سختی بتوان از اتمامِ کاملِ مرحله‌ی طراحی ساختار شکست کار و درآمد با قطعیت سخن گفت. بنابراین انعطاف‌پذیر بودن ابزار نرم‌افزاری مورد استفاده اهمیت بالایی دارد تا به راحتی بتوان - برای مثال - یک آیتم را جابه‌جا کرد، گروه‌بندی‌های موجود را تغییر داد و مانندِ آن. در اینجور موارد، ابزاری مانند اکسل محدودیت‌های خاصِ خود را به دنبال خواهد داشت.

راهکارِ BMS: در BMS به راحتی می‌توان ساختار مورد نیاز را طراحی و تغییراتِ مورد نظر را به راحتی در آن اعمال نمود. در BMS، برای هر پروژه یک ساختار درختی طراحی خواهد شد که عناصر این ساختار، طبقِ فرهنگ واژگانِ BMS، گره نامیده می‌شوند و هر گره‌ای که شامل تعدادی زیرمجموعه باشد، گره‌ی پدر نام دارد. ساختار درختی، در پایین‌ترین سطوح خود به مراکز هزینه و مراکز درآمد می‌رسد. منظور از مرکز هزینه/درآمد، گره‌ایست که بودجه برای آن در نظر گرفته شود. شما در BMS می‌توانید ساختارِ درختی هر پروژه را بر حسب هزینه‌ای یا درآمدی بودنِ آیتم‌هایش فیلتر کرده و در نتیجه ساختار شکست هزینه یا ساختار شکست درآمد پروژه‌ی خود را مشاهده نمایید. اعمال هرگونه تغییری مانند جابه‌جا کردنِ گره‌ها، تغییرِ گروه‌بندی‌ها – برای مثال انتقالِ یک گره از فازِ مهندسی به فازِ تامین – و مواردی از این دست، به سهولت و با سرعت بالا قابل انجام خواهند بود.