محاسبه‌ی بودجه یعنی . . .

فرآیند محاسبه بودجه یک پروژه در سیستم مدیریت هزینه، یعنی محاسبه‌ی هزینه‌‌های آن پروژه. اما با توجه به اینکه سود/زیان پروژه‌ها نیز به عنوان یکی از اجزای بودجه‌ی هر پروژه در نظر گرفته می‌شود و همچنین از آنجا که برای محاسبه سود/زیان یک پروژه باید ابتدا درآمدهای آن محاسبه شده باشد پس می‌توان گفت که با دو نوع بودجه روبه‌رو هستیم:

image

- بودجه هزینه‌ای
- بودجه درآمدی

حال بهتر می‌توان دلیل وجودیِ ساختار شکست درآمد که پیش‌تر توضیح داده شد را درک نمود. اولین قدم در راستای برآورد بودجه‌ی هزینه‌ای پروژه، برآورد هزینه‌هاست.

برآورد هزینه:
در این فرآیند، هزینه تمام فعالیت‌های پروژه برآورد می‌شود. در برآورد هزینه‌ها، با دو حالت اصلی روبه‌رو هستیم.

1. فعالیت‌هایی که هزینه‌ی آنها متناسب با متغیرهایی چون حجم کار، نیروی انسانی مورد نیاز، ابعاد فنی کار، تجهیزات و موادِ مورد نیاز متفاوت خواهد بود.
2. فعالیت‌هایی که هزینه‌ی انجام آنها، در طول اجرای پروژه ثابت است.

 

فعالیت‌های گروه 1، می‌تواند به صورت پیمانی یا امانی انجام شود . در حالت پیمانی، یا می‌توان با استفاده از روش‌های برآورد هزینه، به برآوردی از قراردادِ پیشِ رو دست پیدا کرد و یا از اطلاعات استعلام‌های موجود استفاده کرد ولی در حالت امانی حتما باید یکی از روش‌های برآورد هزینه مورد استفاده قرار ‌گیرد. فعالیت‌های گروه 2 نیز معمولا شامل موادی چون هزینه‌های پرسنلی/ اداری/ مالی می‌شود.
البته حالتِ دیگری هم وجود دارد: اینکه در زمانِ تهیه بودجه هزینه‌ی فعالیتی از پیش نهایی شده باشد. در این حالت، کافی‌ست تا تنها به ثبتِ هزینه‌ی نهایی شده بپردازیم.

 
 
 
روش‌های رایج در برآورد هزینه‌ها:

1. برآورد پایین به بالا : به عنوانِ دقیق‌ترین روشِ برآورد هزینه‌ها شناخته می‌شود. در این روش، هر آیتم تا جای ممکن به فعالیت‌های تشکیل دهنده‌اش تقسیم شده و پس از برآورد هزینه‌ی هرکدام از این فعالیت‌های زیرمجموعه، از تجمیعِ آنها، هزینه‌ی کل آیتم به دست می‌آید.

2. برآورد بالا به پایین (آنالوگ) : از این روش زمانی استفاده می‌شود که اطلاعات کمی از پروژه در دسترس باشد و بنابراین روش چندان قابل اتکایی به حساب نمی‌آید. مزیت اصلی این روش، سرعت بالای آن در کسب نتیجه است. در این روش، هزینه‌ی مورد نظر بر اساس هزینه‌ی مشابه در پروژه‌ یا پروژه‌های قبلیِ انجام شده محاسبه می‌شود. بدین منظور باید به سوابق پروژه‌های پیشین دسترسی وجود داشته و برای بایگانی و طبقه‌بندی‌ اینگونه اطلاعات تدابیرِ لازم اندیشیده شده باشد. اطلاعاتی که در گروه دارایی‌های فرآیندی سازمان قرار می‌گیرند.

3. برآورد پارامتریک : این روش نیز از اطلاعات گذشته برای برآوردِ هزینه‌ها استفاده می‌کند. با این تفاوت که جزئیات بیشتری را در نظر می‌گیرد بنابراین قابلیت اتکای بیشتری نسبت به روش آنالوگ دارد. در این روش، متغیرهایی از پروژه‌های پیشین در نظر گرفته می‌شود و با اعمال آن به پروژه‌ی جدید، برآورد هزینه‌ی آیتم مورد نظر انجام می‌گردد.

 

Ce = (Co + 4Cm + Cp)/6

برآورد درآمد:
برای برآورد بودجه‌ی درآمدی، بهترین مرجع همان قرارداد با کارفرماست. البته در حالتی که با قرارداد نهایی شده‌ای طرف باشیم، تنها کافیست مبلغ مربوط به فعالیت مورد نظر را از قرارداد استخراج کنیم. چنانچه درآمد پروژه بر اساس قرارداد با کارفرما حاصل نگردد و بسته به شرایطی که وجود دارد، درآمد هر فعالیت محاسبه خواهد شد.